Crecimiento: Evolución o descontrol (Entrega 3)

Ya hablamos en días anteriores de como un equipo que participo en un taller FPtoD (From Planning to Doing) estableció el problema de comunicación como el primer eje de conflicto que enfrentaron, al entrar en un periodo de crecimiento. El segundo factor que encontraron y que tiene una relevancia mayor, fue el “Tiempo” o “ La falta de tiempo”.

En nuestra entrega anterior mencionamos que toda empresa, que entra en fases de crecimiento, enfrenta un incremento en la actividad diaria. El reto, es como sacar adelante la sobrecarga de trabajo en el mismo tiempo que se tenía para hacer menos cosas en el pasado. Pasamos así de la emoción –cuando vemos que nuestros resultados empiezan a dar frutos– a una etapa de enfoque en actividades personales a realizar, ahora con mayor rapidez, acabando en una crisis, cuando nos damos cuenta de que “ya no tenemos tiempo” para poder sacar todo el trabajo que tenemos.

El acto más común, es dejar de lado actividades que creemos que no tienen una repercusión directa en atender la sobrecarga de trabajo, para ganar tiempos y enfocarlos a esa sobrecarga. En contraparte, si dedicamos más tiempo a la carga excesiva, normalmente lo acabamos recortando de las actividades que se encargan de la planeación, desarrollo y control. Como dice el dicho Nos enfocamos en lo urgente y dejamos lo importante para después. El resultado suele ser fácilmente predecible. Poco a poco, el abandono de controles y planeación irán deteriorando los procesos y la comunicación, generando un descontrol en la operación. La razón es simple. No estamos preparados para crecer y por lo mismo no tenemos los ojos puestos en la detección de riesgos. En la mayoría de los casos, cuando uno como asesor pregunta, “¿Porqué se dejó de hacer …..? la respuesta es: “Por falta de tiempo”

La buena noticia, es que hay formas de atacar estos problemas. La mala, es que no tienes más tiempo para hacerlo, que el que ya tenías, y te explico: la forma de atacar el problema de tiempo se reduce a 3 aspectos: Anticipación y diagnóstico, Organización y priorización, planeación y delegación.

Anticipación y diagnóstico: Uno es tan sólido como lo es nuestra capacidad productiva instalada. Si esta se ve rebasada por un flujo de trabajo excesivo, lo más seguro es que reviente en el eslabón más débil. Anticipación se refiere, a evaluar de forma continua el flujo y resolución de actividades programadas. ¿Como?, vuelve el criterio de la comunicación. Tener una comunicación más estrecha con tu personal y hacer pequeñas juntas de 5 minutos cada inicio o final de jornada para evaluar como va cada uno de los integrantes del equipo, te permitirá tener una medición de rendimiento e identificar cuellos de botella. Si puedes identificarlos, ahora tienes capacidad de enfocar refuerzos. Más que alejarse de tu equipo, necesitas estar más cerca de él.

 Organización y priorización: El primer paso es organizar las tareas por ser realizadas. Por persona, por área y tener claro la interdependencia entre ellas. Es cierto, en palabras se dice fácil y parece difícil de lograr, en la práctica es más sencillo de lo que parece. Tener claros los siguientes aspectos: actividad, relevancia, fecha de entrega o terminación, actividad previa y subsecuente, es todo lo que necesitas para poder evaluar cada una de esas acciones en torno al proceso integral de ejecución. Si tienes la información en este orden, podrás priorizar con mayor facilidad las actividades relevantes y evitar un enfoque errado en la resolución.

Planeación y delegación: La mayoría de los líderes desbordados, lo están porque en el descontrol y la falta de priorización, asumen el rol de querer controlar y resolver todo ellos. Es más por una ansiedad y miedo a lo desconocido, que por la necesidad inminente de su intervención.

Cuando puedes tener visualizadas y priorizadas las actividades y cuellos de botella, es entonces muy fácil evaluar quién en tu equipo es el más apto para poder realizar cada actividad. De acuerdo con su experiencia, con el nivel de expertis requerido, o por la necesidad de enfocar manos en la talacha, conocer las capacidades de tu equipo y requerimientos con el proyecto, es lo más importante. Para eso haces la organización de actividades y determinas las prioridades.

Si conoces a tu equipo y sabes que aptitudes tiene cada uno, entonces puedes asignar acciones más por requerimientos de capacidad y experiencia. Puedes entonces sistematizar la ejecución y generar una mejor resolución por volumen. Es cierto al principio, algunos podrán oponerse por considerar que les resta relevancia en el proyecto, pero a la larga, los resultados serán muy superiores.

En resumen, la falta de tiempo, es más una falta de organización, que de tiempo. Responde más a un miedo al flujo, falta de visualización de la realidad y resistencia a cambiar las dinámicas cotidianas. Genera que se desvíe la atención hacia el “Yo y mis responsabilidades” y no hacia “el equipo y sus facultades”. Centraliza el trabajo de resolución en el líder, en lugar de ejercer un liderazgo de organización.

Si tienes un incremento en actividades y empiezas a detectar descontrol, “con calma que llevamos prisa”, comunícate con tu equipo, detecta los riesgos, desviaciones y cuellos de botella, organiza y lidera a tu equipo para que ejecute, no para que se vuelva tu asistente.

Seguimos con más hallazgos en los próximos días y no olvides contactarnos si tienes alguna duda o comentario.

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